E-Mail-Archivierung

Ihr digitales Postarchiv


E-Mail-Archivierung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen

 
Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weitere Anforderungen ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB).


Archivierung als Schutz vor E-Mail-Datenverlust

 
E-Mails, als unternehmenskritische Informationsträger, müssen vor Datenverlust und illegalem Ausspähen geschützt werden. E-Mails gehen durch defekte Postfächer, unvorsichtiges Löschen oder Systemwechsel verloren. Oft werden ganze Postfächer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen entfernt, ohne dass dafür eine notwendige Erlaubnis des Benutzers vorliegt.


Archivierung als Schutz vor Überlastung von E-Mail-Servern

 
Im Laufe weniger Tage und Monate sammeln sich E-Mail-Daten auf Servern an und belegen Speicherplatz. Je größer der zulässige Anhang (Attachment), desto größer der benötigte Speicherplatz. Da viele Firmen Größenbeschränkungen für Postfächer definieren, müssen diese Daten in ein Archiv überführt und nicht mehr aktuelle Informationen in den Postfächern gelöscht werden.

Beraten

Gerne beraten wir Sie in den Punkten: IT-Lösungen, E-Mail-Nutzung, rechtliche Anforderungen & Datenschutz

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Umsetzen

Neben der Umsetzung einer entsprechenden IT-Lösung stellen wir Ihnen gerne einen externen Datenschutzbeauftragten zur Verfügung und schaffen Regeln zur E-Mail-Nutzung in ihrem Unternehmen für ihre Mitarbeiter.

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Betreuen

Damit die gefundenen Lösungen nachhaltig wirken, werden wir sie auch nachfolgend betreuen und bei betrieblichen Veränderungen nachbessern.

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